สัญญาสำหรับธุรกิจ ตอนที่ 2

เพราะธุรกิจดำเนินไปได้ด้วยสัญญา

สวัสดีครับ วันนี้มาพบกันในตอนที่ 2 สำหรับซีรี่ย์ “สัญญาสำหรับธุรกิจ” นะครับ ^^
ในคราวก่อนเราผมได้นำเสนอเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับสัญญา และความสำคัญของสัญญาไปแล้ว หากท่านใดยังไม่ได้อ่านหรืออยากทบทวน สามารถเข้าไปดูได้ที่ลิ้งก์ด้านล่างนี้เลยครับ

สัญญาสำหรับธุรกิจ ตอนที่ 1

สำหรับท่านที่ได้อ่านมาแล้ว และอยากได้รับความรู้ด้านกฎหมายแบบอ่านง่าย ได้ประโยชน์ กลั่นกรองมาจากประสบการณ์ทำงานกว่า 10 ปี เพื่อใช้ประโยชน์ในการประกอบธุรกิจของท่าน สามารถที่จะสมัครรับจดหมายข่างได้ที่ด้านล่างนี้นะครับ


สมัครรับจดหมายข่าวฟรี!

Newsletter subscriptionTH (#13)

สัญญาที่ดีมีลักษณะอย่างไร?

สัญญาเป็นหนังสือ คือ เอกสารที่รวบรวมบรรดาข้อตกลงและข้อกำหนดต่าง ๆ ของคู่สัญญาที่เกี่ยวข้องกับนิติกรรมหรือปฎิสัมพันธ์ระหว่างคู่สัญญาในเรื่องนั้น ๆ โดยในทางปฎิบัติ สัญญาแต่ละฉบับจะกำหนดรายละเอียดของแต่ละเรื่องเอาไว้ในแต่ละหัวข้อเพื่อความง่ายในการอ้างอิงในภายหลัง โดยสัญญาแต่ละฉบับควรมีเนื้อหา หรือลักษณะอย่างน้อยดังต่อไปนี้ครับ

เขียนด้วยภาษาที่ง่ายและอ่านแล้วเข้าใจ ไม่ต้องตีความ

อย่างที่ได้กล่าวไปข้างต้นครับว่า สัญญาเป็นหนังสือ คือ เอกสารที่รวบรวมบรรดาข้อตกลงและข้อกำหนดต่าง ๆ ของคู่สัญญาที่เกี่ยวข้องกับนิติกรรมหรือปฎิสัมพันธ์ระหว่างคู่สัญญาในเรื่องนั้น ๆ ดังนี้ ภาษาต่าง ๆ ที่ใช้ในการร่างสัญญาต้องเป็นภาษาที่อ่านแล้วเข้าใจง่าย ไม่ต้องตีความ แต่ก็ไม่หมายความว่า ใช้ภาษาทางการ หรือภาษากฎหมายไม่ได้นะครับ เพราะภาษาที่เป็นทางการหรือภาษากฎหมายย่อมมีวัตถุประสงค์ หรือความหมายเฉพาะซึ่งอาจจะเหมาะสมกับการนำเอามาใช้ในสัญญาได้ครับ หากเป็นกรณีเช่นนี้ คู่สัญญาก็ต้องทำความเข้าใจกับความหมายและผลที่ตามมาด้วยครับ

ใส่รายละเอียดของสิ่งที่คู่สัญญาคาดหวังจากอีกฝ่ายเอาไว้อย่างครบถ้วน

ในการเข้ามีปฎิสัมพันธ์ระหว่างคู่สัญญาย่อมเกิดมาจากการที่คู่สัญญาแต่ละฝ่ายคาดหวังอะไรบ้างอย่างจากคู่สัญญาอีกฝ่ายหนึ่งและตกลงที่จะแลกเปลี่ยนสิ่งเหล่านั้นระหว่างกันนะครับ ดังนี้ ในสัญญาควรที่จะกำหนดรายละเอียดของการแลกเปลี่ยนให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ซึ่งอาจมีเนื้อหาครอบคลุมถึงข้อสัญญาที่ว่าด้วย ประเภท ชนิด หมายเลขอ้างอิง จำนวน ลักษณะของสินค้าหรือบริการ และจำนวนเงินที่จะต้องชำระ จำนวนงวด จำนวนเงินในแต่ละงวดพร้อมด้วยรายละเอียดต่าง ๆ เช่น การหักภาษี ณ ที่จ่าย การหักเงินค่าประกัน ฯลฯ ทั้งนี้ เพื่อมิให้เกิดปัญหาในการดำเนินการในภายหลังได้ครับ

มีข้อตกลงที่ครบถ้วนตามมาตรฐาน

นอกจากข้อสัญญาที่ว่าด้วย ประเภท ชนิด หมายเลขอ้างอิง จำนวน ลักษณะของสินค้าหรือบริการ และจำนวนเงินที่จะต้องชำระ จำนวนงวด จำนวนเงินในแต่ละงวดพร้อมด้วยรายละเอียดต่าง ๆ เช่น การหักภาษี ณ ที่จ่าย การหักเงินค่าประกัน ฯลฯ แล้ว ในสัญญาก็ควรจะมีข้อตกลงมาตรฐานอื่น ๆ เช่น คำรับรองของคู่สัญญา วิธีการระงับข้อพิพาท การเลิกสัญญา ข้อตกลงที่เกี่ยวกับเหตุสุดวิสัย ซึ่งข้อตกลงเหล่านี้เป็นข้อตกลงที่จะทำให้สัญญามีความรัดกุมมากขึ้นและเพิ่มความมั่นใจให้กับคู่สัญญาได้ครับ

มีการนำเอากฎหมายที่เกี่ยวข้องกับนิติกรรมหรือธุรกิจนั้น ๆ มาพิจารณาประกอบในการร่างสัญญา

ในบางธุรกิจกฎหมายได้กำหนดพื้นฐานการมีปฎิสัมพันธ์ระหว่างกันของคู่สัญญา ยกตัวอย่างเช่น สัญญากู้ยืมเงินที่มีการกำหนดขนาดตัวอักษร หรือมีการกำหนดให้สัญญาจะต้องมีรายละเอียดเกี่ยวกับอัตราดอกเบี้ยและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ตามที่กฎหมายกำหนดพร้อมทั้งบันทึกวิธีการคิดคำนวณแนบท้ายสัญญา และมีการกำหนดให้ต้องใส่ข้อความเกี่ยวกับเงื่อนไขการผิดสัญญา เป็นต้น ซึ่งหากไม่ทำตามที่กฎหมายกำหนดแล้วก็จะทำให้สัญญานั้นไม่มีผลบังคับใช้ได้ครับ

ได้รับการร่างโดยทนายความหรือที่ปรึกษากฎหมายที่เชี่ยวชาญและมีประสบการณ์

ตลอดระยะเวลาที่ผมเป็นที่ปรึกษากฎหมายและทนายความ ได้ยินมาตลอดว่า มีผู้ที่มักจะดาวน์โหลดสัญญาในอินเตอร์เน็ตมาใช้ฟรี หรือเขียนกันเองร่างกันเอง ซึ่งในเรื่องง่าย ๆ ก็พอทำได้ครับ แต่นั่นก็หมายความว่า ท่านก็ต้องยอมรับในความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นจากการนำเอาสัญญานั้นมาใช้ด้วยเช่นกันนะครับ และในกรณีที่เป็นสัญญาที่สำคัญ หรือมีมูลค่าสูง หรือมีความซับซ้อนของการดำเนินการ การส่งมอบ หรือการชำระค่าตอบแทน เช่นนี้ ควรที่จะให้ทนายความหรือที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์เป็นผู้ดำเนินการดีกว่าครับ จะช่วยลดความเสี่ยงได้มากเลยทีเดียว และโดยปกติค่าบริการในการร่างสัญญาจะถูกกว่าค่าบริการในการว่าความเมื่อเกิดปัญหาอยู่แล้วนะครับ

นำเอากระบวนการทางธุรกิจมาพิจารณาประกอบในตอนร่างสัญญา

เพราะสัญญาเป็นเครื่องมือนึงในการดำเนินงานของกิจการของท่าน ฉะนั้น ข้อตกลงในสัญญาก็ต้องสอดคล้องกับขั้นตอนการดำเนินการภายในของบริษัทท่านเช่นกันนะครับ ยกตัวอย่างเช่น เรื่องของกำหนดการชำระเงิน หากบริษัทของท่านมีระเบียบว่า การชำระเงินให้แก่ผู้ให้บริการจะทำในทุก ๆ วันที่ 25 แต่ไปทำสัญญาว่า ต้องจ่ายค่างวดการบริากรทุกวันที่ 1 ก็จะเกิดปัญหาขึ้นในการทำงานของท่านได้เช่นกันนะครับ หรือการกำหนดการสื่อสารที่ใช้การสื่อสารททางอีเมล แต่ไม่มีคนรับผิดชอบในการเฝ้าดูอีเมลสำคัญ หรือไม่ได้มีอีเมล ท่านก็อาจพลาดการสื่อสารที่สำคัญ และอาจทำให้ท่านผิดสัญญาได้เช่นกันนะครับ

ความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นหากไม่ทำสัญญาเป็นหนังสือ

อย่างที่ได้กล่าวเอาไว้ตอนต้นแล้วนะครับว่า กฎหมายไม่ได้กำหนดให้ทุกสัญญาจะต้องทำเป็นหนังสือเสมอไปนะครับ และแม้ว่าการทำสัญญาเป็นหนังสือจะเป็นการเพิ่มขั้นตอนขึ้นมาจากเดิม แต่ก็เป็นหลักปฏิบัติที่ท่านทั้งหลายโดยเฉพาะอย่างยิ่งสัญญาที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจพึงกระทำเป็นอย่างมากครับ ด้วยเหตุที่ได้อธิบายไปตอนต้นแล้วว่าการทำสัญญาเป็นหนังสือมีข้อดีอยู่มากมายหลายประการซึ่งหากท่านไม่ได้ทำสัญญาเป็นหนังสือแล้วก็อาจจะเกิดความเสี่ยงต่อไปนี้ได้นะครับ

นิติกรรมของท่านไม่ได้รับการคุ้มครองที่เหมาะสม

ในการทำนิติกรรมกับใครก็ตาม กฎหมายได้กำหนดกรอบความรับผิดชอบของคู่สัญญาเอาไว้บ้างแล้ว ซึ่งโดยมากก็จะเพียงพอกับการทำธุรกรรมเล็กๆน้อยๆ หรือธุรกรรมที่ไม่ได้มีความซับซ้อนมากนัก อย่างไรก็ดี หากธุรกรรมของท่านมีความซับซ้อนที่มากขึ้น หรือต้องไปเกี่ยวเนื่องกับทรัพย์สินหรือสิทธิที่มีมูลค่าสูง หรือเป็นนิติกรรมที่ทำภายใต้ขอบเขตของการดำเนินธุรกิจ ข้อตกลงต่างๆ ก็ควรที่จะตกลงกับคู่สัญญาเอาไว้ให้ชัดเจนครอบคลุม เพื่อเป็นการลดความเสี่ยงและลดความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นต่อธุรกิจ ทรัพย์สินหรือสิทธิของท่านนะครับ เช่นนี้หากท่านไม่ได้ทำเป็นหนังสือเอาไว้ การบังคับใช้ข้อตกลงต่าง ๆ ที่เพิ่มขึ้นจากกรอบที่กฎหมายกำหนด ก็จะเป็นไปด้วยความยากลำบากเพราะไม่มีหลักฐานว่าได้มีการตกลงเอาไว้นะครับ

เกิดความเข้าใจผิดและเกิดความเสี่ยงที่จะผิดพลาดเรื่องการสื่อสารระหว่างคู่สัญญา

สัญญาที่ทำเป็นหนังสือและได้ร่างขึ้นอย่างเหมาะสมย่อมที่จะมีข้อกำหนดหรือข้อตกลงที่ชัดเจนในเรื่องของสิทธิและหน้าที่ของคู่สัญญาแต่ละฝ่าย และเมื่อเกิดความสงสัยเกิดขึ้น คู่สัญญาสามารถที่จะอ้างอิงถึงสัญญาที่ได้ทำเป็นหนังสือระหว่างกันได้อันจะเป็นการลดความเสี่ยงที่จะทำให้ความสงสัยในเรื่องสิทธิหรือหน้าที่ของคู่สัญญาเปลี่ยนแปลงเป็นความเคลือบแคลง และก่อตัวเป็นข้อพิพาทระหว่างคู่สัญญาได้มากนะครับ

เกิดความไม่ชัดเจนในหน้าที่และสิ่งที่คาดหวังจากคู่สัญญาอีกฝ่ายหนึ่ง

ในนิติกรรมที่มีรายละเอียดของสิ่งที่ส่งมอบ หรือขั้นตอนการปฎิบัติ หรือมีรายละเอียดในเรื่องการดำเนินการของคู่สัญญาที่ซับซ้อน หรือมีรายละเอียดเยอะ คู่สัญญาต่าง ๆ ก็อาจจะมีการหลงลืม หรือปฎิบัติผิดขั้นตอนซึ่งอาจนำมาสู่ความเสียหายได้ การทำสัญญาเป็นหนังสือจึงมีประโยชน์ในฐานะที่สามารถเป็นแหล่งอ้างอิงของคู่สัญญาในเรื่องสิทธิ หน้าที่ หรือความคาดหวังของตนจากนิติกรรมนั้น ๆ ได้ และเมื่อคู่สัญญาทราบหรือมีแหล่งอ้างอิงแล้ว การดำเนินการตามสัญญาก็จะเร็วและแม่นยำมากขึ้นไปด้วยครับ

บังคับใช้สิทธิ์ได้ยากกว่าการทำสัญญาเป็นหนังสือ

เมื่อเกิดข้อพิพาทขึ้นระหว่างคู่สัญญาและข้อพิพาทนั้น ๆ ดำเนินมาถึงจุดที่ไม่สามารถยุติได้ด้วยการเจรจา หรือการประนีประนอมระหว่างคู่สัญญา ขั้นตอนต่อไปนั่นก็คือ การนำคดีเข้าสู่การพิจารณาของศาลเพื่อให้เกิดข้อยุติกันได้ และในการดำเนินการในชั้นศาลนั้น สิ่งที่สำคัญเป็นอย่างมากนั่นก็คือ “พยานหลักฐาน” ครับ ตามกฎหมายแล้ว พยานมีหลายอย่าง ทั้งพยานบุคคล พยานวัตถุ แต่พยานที่มีน้ำหนักมากที่สุดก็คือพยานเอกสารซึ่งมีความหมายรวมไปถึงสัญญาที่คู่กรณีได้ทำเอาไว้ด้วยนั่นเองครับ การทำสัญญาเป็นหนังสือจะทำให้การนำเสนอเรื่องราวข้อพิพาทเพื่อให้ศาลวินิจฉัยเป็นไปด้วยความง่ายดาย และน่าเชื่อถือกว่าการพูดปากเปล่ามากมายครับ และกฎหมายยังกำหนดให้พยานเอกสารเป็นพยานที่มีน้ำหนักมากที่สุด โดยที่กฎหมายห้ามมิให้เอาพยานที่เป็นบุคคลมาสืบแก้ไข หรือเพิ่มเติมข้อความในเอกสาร หรือนำมาสืบแทนเอกสารด้วยนะครับ

เป็นยังไงกันบ้างครับสำหรับซีรี่ย์เรื่องสัญญา ยังไม่จบแค่นี้นะครับ เพราะนอกจากการร่างสัญญาแล้ว กระบวนการในเรื่องของการบริหารจัดการสัญญาก็มีความสำคัญไม่แพ้กันเลยทีเดียวนะครับ เพราะการบริหารจัดการสัญญาถือได้ว่าเป็นหัวใจสำคัญที่ทำให้การประกอบธุรกิจของท่านเป็นไปด้วยความราบรื่นนะครับ ^^

และเช่นเคนหากท่านต้องการได้รับความรู้ด้านกฎหมายส่งตรงถึงท่านเป็นประจำทุกสัปดาห์ ท่านสามารถสมัครรับจดหมายข่าวของเราได้ด้านล่างนี้ครับ


สำหรับท่านที่ได้อ่านมาแล้ว และอยากได้รับความรู้ด้านกฎหมายแบบอ่านง่าย ได้ประโยชน์ กลั่นกรองมาจากประสบการณ์ทำงานกว่า 10 ปี เพื่อใช้ประโยชน์ในการประกอบธุรกิจของท่าน สามารถที่จะสมัครรับจดหมายข่างได้ที่ด้านล่างนี้นะครับ


สมัครรับจดหมายข่าวฟรี!

Newsletter subscriptionTH (#13)